¿Por qué resulta tan importante el equilibrio mientras se trabaja desde casa?
Cuando trabajamos en la oficina o en un lugar diferente a nuestra casa, es fácil establecer la separación de la vida laboral y personal. Algo tan simple como la movilidad entre el trabajo y la casa, y más si hay que usar un medio de transporte, supone que de manera inconsciente nuestro cerebro asume que ya no estamos trabajando o ya no estamos en casa y “cambiamos el chip”.
Con el trabajo desde casa, esta desconexión ya no ocurre dado que no realizamos ese cambio de entorno. Por este motivo, debemos tener una buena gestión del tiempo y configurar el espacio de trabajo adecuado en el hogar. También saber que, aunque estemos en casa, debemos mantener el horario establecido en la oficina y hacer las mismas actividades como normalmente lo hacemos.
Si prescindimos de establecer una organización y trabajamos más horas aprovechando que estamos en casa y que podemos estar más tiempo, este equilibrio entre las dos vidas puede ser perjudicial ya que el tiempo libre es muy importante para disfrutar de aquello que nos gusta y poder desconectar. Pero, debemos recordar que también puede ser perjudicial por la otra cara. Al estar en casa, existen multitud de distracciones a nuestro alrededor que pueden impedir desarrollar el trabajo con normalidad.
¿Qué es el trabajo virtual?
El trabajo virtual en lo único que se diferencia del trabajo normal es que el empleado virtual no trabaja físicamente en la oficina, sino que desarrolla sus funciones desde otro lugar, ya sea su casa o cualquier otro.
Por este motivo, cada empleado debe disponer de conexión a Internet y acceso a plataformas o intranets propias de cada empresa para poder trabajar cómodamente sin echar de menos la oficina. También la comunicación es fundamental para que el trabajo se realice correctamente.
Los trabajos virtuales más comunes son los relacionados con formación en idiomas, traducciones, centros de llamadas, marketing o administración virtual.
¿Cómo repercute en la empresa?
Existen bastantes beneficios a la hora de tener a ciertos miembros de la plantilla trabajando desde casa:
En primer lugar, la productividad aumenta considerablemente por cosas tan simples como son el desplazamiento, que se ahorra y no existen contratiempos como el tráfico o clima adverso. Adicionalmente, los empleados se llegan a sentir incluso más cómodos que en la oficina ya que están en un ambiente en el que se sienten a gusto.
También existen riesgos, como pueden ser problemas con la conexión a Internet, la falta de control sobre los empleados, distracciones, como hemos mencionado anteriormente. Afortunadamente, estos problemas son fácilmente solucionables dado que los fallos técnicos con la conexión a Internet no son consecuencia del empleado, sino que ocurren también en la oficina. Para el resto de dificultadas, es cuestión de establecer unos adecuados procesos de trabajo desde casa, que nos permitan optimizar esta alternativa. En favor de esto, existe la posibilidad de poner a disposición de nuestros empleados las herramientas necesarias para poder trabajar desde casa.
¿Pasos a seguir por la empresa?
- Facultar a los empleados para que sean virtualmente responsables
- Establecer confianza entre gerentes y subordinados
- Obtención de resultados mediante el enfoque de la gestión del tiempo
Desde el momento en el que la empresa decide implantar el trabajo virtual, dejando atrás el trabajo presencial, debe tener en cuenta que la mayoría de sus empleados deben acostumbrarse a esta nueva situación y es un paso que se puede dar con mayor seguridad y confianza con una formación adecuada y, por supuesto, con la implantación de ciertos softwares y conexiones. Las relaciones humanas son un factor muy importante, por eso debemos tener en cuenta la comunicación y la confianza entre gerentes y subordinados.
El primer paso, corresponde con la formación de los empleados en las nuevas formas de organización virtual, ya que, existe una amplia variedad de herramientas para llevar a cabo esta tarea, como pueden ser: Trello, Google Calendar, Microsoft Office online o Dropbox, entre otros. Hay que enseñar y demostrar que las herramientas virtuales tienen el mismo funcionamiento que las tradicionales, por ejemplo, si antes marcábamos los objetivos semanales en la pizarra del pasillo de la oficina, ahora lo hacemos con las tarjetas de Trello. (una agenda, por ejemplo).
Como hemos mencionado, para conseguir un buen ambiente de trabajo, es necesario establecer lazos de confianza entre los gerentes y los empleados, mas aún en el caso del trabajo virtual. Estos lazos se refuerzan mediante el constante intercambio de impresiones entre ambas partes y llevando a cabo una comunicación asertiva.
Por último, se debe recordar que la gestión del tiempo va ligada a la obtención de resultados. Por ello, debemos manejar y enseñar a emplear la jornada laboral desde casa de la mejor manera para conseguir nuestros objetivos.
Apoye a sus empleados en el proceso de planificación del tiempo, por ejemplo, introduciendo herramientas de gestión (como Trello o Jira) y compartiéndolas. Una forma comprobada de hacerlo es crear una pizarra para cada proyecto y compartirla con todos los participantes. Las tareas respectivas deben ser provistas con la situación actual (por ejemplo, “Por hacer”, “Hecho” o “Problema por resolver”), los miembros responsables del equipo y la fecha límite prevista. De esta manera todos están siempre al corriente, conocen las tareas de los colegas y se evita la duplicación del trabajo, lo que suele ser un problema en la colaboración virtual.
La empresa nunca debe perder de vista el bienestar de sus empleados. Alentar a los empleados a cumplir con los horarios de trabajo y a separar su vida laboral de la privada permitirá una mayor satisfacción, tanto personal como profesional. Como resultado, no sólo se mejora la productividad sino también la imagen de la empresa.
¿Pasos que debe seguir el empleado?
- Escoge una habitación separada sólo para el trabajo
- Informa sobre tus horas de trabajo a tus amigos y familiares
- Silencia el teléfono privado
Por supuesto, como en todo contrato existen dos partes y no todo depende de la empresa. Por parte del empleado debe haber profesionalidad. Además de esto, hay ciertos cambios que se deben realizar en casa para adaptarla a las nuevas necesidades laborales.
- Área de trabajo. Escoger un lugar concreto ayudará a adaptarse al trabajo. Lo ideal es escoger una habitación o habilitar un espacio concreto solo para trabajar donde se pueda tener un escritorio, disponer del espacio suficiente, buena ventilación, pero, sobre todo, donde uno se sienta cómodo y motivado para llevar a cabo la tarea.
- Establecer un horario de trabajo y comunicarlo a amigos y familiares. Al igual que no molestan en la oficina, tampoco deben hacerlo ahora. Vestirse acorde a como lo hariamos para ir a la oficina, es también muy buena opción, ya que ayudará a espabilarse y darnos cuenta de que empieza el día, focalizandonos de la siguiente actividad que vamos a relizar: trabajar.
- Tomar descansos cada cierto tiempo. Una opción es mantener los mismos descansos que en la oficina: un almuerzo y la comida. Es importante que los descansos no duren más de lo necesario y no se repitan en cortos periodos de tiempo o el rendimiento disminuirá.
- Evitar las distracciones. Algunas opciones son silenciar el teléfono privado, evitar las conexiones a plataformas de streaming (Netflix, HBO…) y evitar las redes sociales en el ordenador. Todas estas actividades se pueden hacer en el tiempo libre y los descansos. También hay que evitar la multitarea, al estar trabajando, hay que olvidar otras tareas del hogar: se pueden hacer antes o después.
- Pensar en actividades que realizar después de acabar la jornada laboral y saber cuando terminar el trabajo. Mantener un horario a pesar de estar en casa, ayudará a la concentración y eficiencia en las tareas.
Al encontrar el equilibrio adecuado entre el trabajo y el ocio, estará más motivado y al mismo tiempo más satisfecho.
Y no se preocupe, verá que es posible trabajar desde casa sin tener que aplazarlo. Intente implementar estos consejos paso a paso en su rutina de trabajo diaria y seguramente sentirá rápidamente un aumento en el bienestar personal y al mismo tiempo en su productividad.
¿Qué soporte ofrece DL?
Como hemos mencionado anteriormente, es responsabilidad de la empresa proveer de medios a sus empleados para poder desarrollar correctamente el trabajo. Uno de estos medios es una formación orientada a reforzar las habilidades blandas más necesitadas para esta nueva manera de trabajar como puede ser la profesionalidad, responsabilidad, concentración y organización virtual.
En Digital Latam, una agencia especializada en aprendizaje digital y formación para empresas, contamos con todos los medios y profesionales especializados para ayudarle a formar a sus empleados para que puedan realizar las mismas actividades desde casa sin tener que estar personalmente en la oficina.
Por los grandes beneficios que aporta una formación adaptada e interactiva , en nuestra agencia defendemos el aprendizaje desde un punto de vista práctico donde los empleados, ahora alumnos, se sientan en todo momento parte de proceso y participen activamente en su adaptación con utilidades como los videos explicativos, situaciones reales en películas y una plataforma de aprendizaje de tal manera que se pueda ver el progreso, adaptar del nivel de dificultad e incluso dar feedback a través del chat.
No dude en contactarnos y resolveremos todas las dudas en su proyecto de adaptación al trabajo virtual, trabajaremos juntos hasta conseguirlo.
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