A medida que el trabajo a distancia se está convirtiendo en una práctica habitual, los líderes de los equipos deben replantearse sus estrategias de comunicación. Los equipos virtuales tienden a ser culturalmente diversos y los estudios demuestran que tienen la ventaja de ser más innovadores y capaces de salir rápidamente de sus zonas de confort; pero reunirlos para colaborar puede ser un reto.
A medida que la globalización exige cada vez más que las personas trabajen a través de las fronteras, la innovación depende más de la colaboración y la cooperación, lo que hace necesario que las organizaciones mejoren la comunicación. Esto es fundamental para que los equipos virtuales tengan éxito.
A continuación, le proporcionaremos los preceptos para liderar un equipo con éxito:
- Si es posible, reúne al equipo físicamente desde el principio. Puede parecer paradójico, pero la comunicación cara a cara sigue siendo mejor que la virtual cuando se trata de construir relaciones y fomentar la confianza, una base esencial para un trabajo en equipo efectivo. Si no puedes hacerlo, no es el fin del mundo, pero si, utilízalo para ayudar a los miembros del equipo a conocerse mejor, tanto personal como profesionalmente, así como para crear una visión compartida y un conjunto de principios rectores sobre cómo funcionará el equipo.
- Esclarecer las tareas y los procesos, no sólo los objetivos y los roles. Todos los nuevos líderes deben alinear su equipo con las metas, roles y responsabilidades. Sin embargo, con los equipos virtuales, la coordinación es más difícil porque las personas no están ubicadas en el mismo lugar. Por lo tanto, es importante prestar más atención a los detalles del diseño de las tareas y a los procesos que se utilizarán para completarlas.
- Aprovechar las tecnologías de comunicación. Los avances en las tecnologías de colaboración sin duda están facilitando la creación de equipos virtuales. Sin embargo, la selección de las “mejores” tecnologías no significa necesariamente que haya que optar por las más nuevas o por las más avanzadas. Es esencial no sacrificar la fiabilidad por las herramientas más nuevas.
- Construir un equipo acompasado. Cuando algunos o todos los miembros de un equipo trabajan por separado, es demasiado fácil desconectarse de los ritmos normales de la vida laboral. Un antídoto es ser disciplinado en la creación y aplicación de ritmos en el trabajo en equipo virtual. Esto significa, por ejemplo, tener reuniones regulares, el mismo día y hora cada semana. También significa establecer y compartir la agenda de la reunión con antelación, tener acuerdos claros sobre los protocolos de comunicación, y comenzar y terminar a tiempo.
- Establecer una lengua compartida. Los equipos virtuales a menudo también son equipos interculturales, y esto magnifica los desafíos de comunicación. Sin embargo, cuando los equipos trabajan en tareas que implican más ambigüedad, por ejemplo, la generación de ideas o la solución de problemas, la posibilidad de interpretaciones divergentes es un peligro real. De ahí la importancia de escoger una lengua que sea común para todos y pedir que sean concretos con lo que responden, para no dejar ambigüedad a la interpretación de las respuestas.
- Aclarar y hacer un seguimiento de las tareas. Cuando los equipos trabajan a distancia, es intrínsecamente más difícil hacerlo, porque no hay una forma fácil de observar el compromiso y la productividad. Como en el caso anterior, esto puede abordarse en parte diseñando cuidadosamente las tareas y celebrando reuniones periódicas de estado. Más allá de eso, ayuda ser explícito al hacer que los miembros del equipo se comprometan a definir hitos intermedios y a seguir sus progresos. Una herramienta útil: un “tablero de resultados” que sea visible para todos los miembros del equipo en cualquier centro de colaboración que estén utilizando.
- Fomentar el liderazgo compartido. Definir los resultados y hacer un seguimiento de los compromisos proporciona un “empuje” para mantener a los miembros del equipo centrados y productivos; el liderazgo compartido encuentra formas de involucrar a otros en la dirección del equipo.
Sin embargo, sólo con esos principios básicos usted no podrá liderar un equipo, también necesitar trabajar en las siguientes cualidades:
- Mentalidad abierta y flexible: importante para los equipos que necesitan desarrollar un producto o completar un proyecto rápidamente. Todos los miembros del equipo también deben estar abiertos al proceso creativo.
- Comunicación transparente: debe asegurarse de que su comunicación sea clara e inequívoca y de que se asegure no sólo de que entiende completamente a su equipo, sino que usted mismo se entiende.
- Paciencia: las cosas llevarán más tiempo, es posible que se produzcan irritaciones y disgustos interpersonales, la gente no siempre dirá lo que realmente piensa, las reuniones no siempre se llevarán a cabo según lo planeado y tendrás que mantenerte positivo y centrado en el logro de tus objetivos.
- Enfoque en los resultados: Por supuesto, todos los líderes de equipo necesitan centrarse en los resultados, pero uno de los retos de la gestión de un equipo virtual es que no se puede ver lo que la gente está haciendo o controlar su rendimiento de la misma manera, por lo que sólo se puede gestionar, medir y recompensar realmente en función de los resultados y las consecuencias.
¿Cómo puede Digital Latam ayudarle a liderar un equipo con éxito?
Nuestro personal en Digital Latam, está acostumbrado a la adaptación al mundo digital, por eso mismo, desde el ingreso de cada uno de nuestros trabajadores enseñamos las soft skills necesarias para poder funcionar correctamente como equipo, con cohesión.
Del mismo modo, dada nuestra experiencia. Estaremos encantados de mostrarles el camino hacia una correcta convivencia digital. Aquí les presentamos el testimonio de algunos de nuestros empleados:
“Trabajando en un equipo virtual he mejorado definitivamente mis habilidades de autogestión. Como director de proyecto, siempre tengo que hacer un seguimiento de las tareas de todo el equipo de proyecto y al mismo tiempo hacer un seguimiento de la estructura de mi propio trabajo diario. La falta de contacto personal con mis colegas hizo de esto un desafío. Sólo a través de una buena gestión del tiempo, la comunicación y la disciplina podía completar bien todas mis tareas”
Amelie Stemmer, Gestor de Proyectos en Digital Latam.
“Desde que me uní a Digital Latam, he aprendido y mejorado algunas habilidades sociales que son especialmente importantes para la colaboración virtual. Durante este tiempo, lo he notado especialmente en el aspecto de la comunicación. Dado que la comunicación se basa sólo en palabras y no hay gestos o expresiones faciales, es muy importante prestar atención a la elección de palabras y frases para asegurar una comunicación fluida. Aparte de eso, los aspectos de organización, escucha activa y flexibilidad también son muy valiosos para la cooperación proactiva.”
Sina Küenzlen, Gestor de Proyectos en Digital Latam.
Si tiene alguna duda o está interesado en cómo nuestro equipo puede ayudarles a optimizar la gestión de su equipo, no dude en contactarnos.
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